Code de conduite des fournisseurs 

Contexte 

Sollio Agriculture, la division agricole de Sollio Groupe Coopératif, est un chef de file canadien dans le secteur de l’agriculture. À ce titre, elle se spécialise dans l’approvisionnement des intrants agricoles et dans les services agronomiques à valeur ajoutée au bénéfice des producteurs, des coopératives et des partenaires. Son modèle d'affaires, qui combine la force d'une approche locale avec celle d'une présence nationale, permet d’offrir des produits et des solutions innovantes, de s’engager dans l’adoption de pratiques agricoles plus durables et de contribuer à la prospérité des familles agricoles. Présente à travers le pays, elle compte près de 1300 employés et réalise des ventes annuelles de l’ordre de 2,8 milliards de dollars.

Sollio Agriculture s’est engagée à être une entreprise responsable afin de faire face aux changements climatiques et d’apporter des changements positifs en agriculture. Par l’ensemble de ses activités, Sollio Agriculture veut générer un impact positif et mesurable sur l’environnement, sur le bien-être de ses gens et dans les communautés où elle est présente. ​Pour ce faire, Sollio Agriculture s’est dotée d’un plan d’action en matière de responsabilité d’entreprise. 
 

Objectifs du Code de conduite

Le Code de conduite des Fournisseurs (le « Code ») s’appuie sur la Politique d’approvisionnement de Sollio Agriculture. Il a pour objectif de clarifier les attentes vis-à-vis ses Fournisseurs afin d’encourager ou d’exiger des pratiques responsables chez ces derniers.  
 

Champ d’application du Code 

Fournisseurs de Sollio Agriculture, une division de Sollio Groupe Coopératif Un fournisseur « Fournisseur », comme défini dans le présent Code, fait référence à une personne physique, une personne morale ou une entité entretenant une relation d’affaires avec Sollio Agriculture. Cela comprend, sans s'y limiter, les Fournisseurs, sous-traitants des Fournisseurs, consultants et prestataires de services participant à la livraison de biens et/ou de services, qu'ils soient ou non liés contractuellement par un accord écrit avec Sollio Agriculture et ses unités d’affaires.

Les Fournisseurs sont responsables de s’assurer que tout sous-traitant avec lequel ils font affaire respecte le Code. 

Les Fournisseurs doivent faire preuve de diligence raisonnable dans la sélection des sous-traitants et établir des attentes claires concernant le respect de ce Code. Les Fournisseurs sont responsables du suivi et de la vérification de la conformité du sous-traitant pendant toute la durée des travaux et des services.

Le présent Code s’applique aux catégories de produits des matières premières suivantes :

• Fertilisants (ex.: produits azotés, potasse, phosphore)

• Produits de protection des cultures (ex.: insecticides, fongicides, herbicides, adjuvants)

• Produits pour l’alimentation animale (ex.: acides aminés, additifs médicamenteux, grains, gras palmitiques, produits pharmaceutiques et services vétérinaires, protéines, vitamines et minéraux)

Le présent Code s’applique notamment aux achats des indirects suivants :

• Entretien, réparation et opérations

• Équipements utilisés dans les sites

• Services professionnels (consultants, services, formation)

• Dépenses administratives (assurances, entretien, fourniture de bureau)

• Dépenses marketing (publicité, traduction)

• Frais de technologie de l’information (logiciels, équipement)

• Frais de voyage

Le présent Code s’applique également aux activités de transport et de logistique nécessaires aux mouvements des produits susmentionnés ainsi qu’aux activités de soutien administratif.
 

Critères de référence

L’approche de Sollio Agriculture en matière d’approvisionnement repose sur les critères suivants. 

Éthique des affaires 

Sollio Agriculture attend de ses Fournisseurs qu’ils gèrent leurs activités dans le respect des normes éthiques les plus strictes. Ainsi, les Fournisseurs de Sollio Agriculture se doivent de : 

• Respecter les lois, règlements et pratiques d’affaires applicables 
  Les Fournisseurs sont tenus de se conformer aux lois et réglementations en vigueur au Québec ou au Canada, ainsi qu’aux exigences fiscales dont ils sont assujettis.

• Contrer la fraude, la corruption et la malversation 
  Les Fournisseurs doivent adhérer à des normes éthiques strictes, garantissant que leurs pratiques commerciales soient transparentes, équitables et exemptes de toute activité illicite compromettant l'intégrité ou la confiance de Sollio Agriculture, incluant celles qui faussent ou manipulent la concurrence. Les Fournisseurs sont encouragés à promouvoir et à activement mettre en œuvre des mesures anti-corruption au sein de leur organisation.

• Éviter les conflits d’intérêts
  Les Fournisseurs doivent prendre les mesures suffisantes et appropriées pour éviter les conflits d'intérêts - qu'ils soient réels, potentiels ou apparents - qui pourraient compromettre l’intégrité des relations d’affaires. Cela inclut la divulgation de tout conflit, l'abstention de toute action susceptible de favoriser un gain personnel aux dépens de Sollio Agriculture et le respect de la confidentialité des informations.

• Divulguer toute information relative à l’éthique des affaires
  Les Fournisseurs doivent prendre des mesures proactives pour prévenir, détecter et signaler tout cas de corruption ou d’activités contraires aux présent Code.

• Éviter les cadeaux, voyages et divertissement

  Les Fournisseurs doivent éviter de fournir des cadeaux, des voyages ou des divertissements qui pourraient influencer ou être perçus comme influençant les décisions d’affaires. Ces transactions doivent être transparentes, documentées et conformes aux normes de Sollio Agriculture.

• Protéger les biens, l’information personnelle ou confidentielle, ainsi que la propriété intellectuelle
  Les Fournisseurs doivent maintenir des politiques et pratiques de confidentialité robustes pour protéger les informations personnelles et confidentielles des employés, des clients et des autres parties prenantes. Cela inclut le respect des lois applicables en matière de protection des données, la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées, l'obtention des consentements nécessaires et la garantie de pratiques transparentes de traitement des informations. Les Fournisseurs sont tenus de mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées en découlant pour empêcher l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés de ces informations.

Protection de l’environnement

Sollio Agriculture cherche à acheter des biens et services issus de pratiques respectueuses de l’environnement, et ce, à toutes les étapes de leur cycle de vie. Ainsi, les Fournisseurs de Sollio Agriculture se doivent de :

• Minimiser l’empreinte environnementale
  Les Fournisseurs doivent minimiser leur empreinte environnementale et leur consommation de ressources. Plus concrètement, ils sont appelés, notamment, à calculer et minimiser leurs émissions de gaz à effet de serre (GES), à minimiser toutes pratiques de défrichement ou de conversion des terres pouvant nuire aux écosystèmes, à minimiser leur consommation d’eau, à respecter les normes environnementales en vigueur et contrôler la qualité de leurs rejets en eaux, ainsi qu’à respecter les principes des 3RV (réduction à la source, réemploi, recyclage et valorisation) dans l’ensemble de la gestion de leurs matières résiduelles.

• Respecter les lois et réglementations environnementales applicables 
  Les Fournisseurs doivent respecter l’ensemble des lois et des règlements environnementaux applicables dans la juridiction où ils opèrent. Les Fournisseurs doivent prendre des mesures préventives en cas d’incertitude, à anticiper les risques, et à favoriser la transparence et une communication proactive concernant les impacts potentiels.

• Contribuer à atteindre les engagements environnementaux de Sollio Agriculture 
  Les Fournisseurs doivent se familiariser avec les engagements de Sollio Agriculture et atténuer les impacts directs et indirects de leurs opérations sur l’environnement. Ils doivent d’ailleurs soutenir les efforts de Sollio Agriculture pour mettre en œuvre l’agriculture durable que nous définissions comme suit :

« Pour Sollio Agriculture, une agriculture durable est tout modèle de production tenant compte des dimensions humaines, éthiques, environnementales et économiques dans le but d’optimiser la production dans un contexte d’adaptation aux changements climatiques et d’évolution des attentes sociétales à l’endroit du secteur agroalimentaire. ​Une agriculture durable doit offrir des exigences minimales et favoriser des retombées positives tenant compte des compromis et des arbitrages entre priorités. ​Sollio Agriculture s’engage à soutenir la transition vers ce type d’agriculture dans ses interventions auprès des producteurs. »

Respect des droits, de la santé et du bien-être humain 

Sollio Agriculture attend de ses Fournisseurs qu’ils lui procurent des produits et services issus de pratiques où tous les travailleurs, peu importe leur statut, sont ou soient traités dignement, respectueusement et de façon équitable dans un environnement de travail sain et sécuritaire avec des conditions de travail décentes et exemptes d’abus. Pour ce faire, Sollio Agriculture s’inspire de standards internationaux reconnus, plus particulièrement les principes et droits fondamentaux au travail tels que proposés par l’Organisation internationale du travail (OIT), ainsi que de la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations Unies. Ainsi, les Fournisseurs de Sollio Agriculture se doivent de :

• Respecter les droits humains et les droits du travail

  Les Fournisseurs doivent respecter les normes et droits du travail des juridictions où ils opèrent. Les Fournisseurs doivent mettre en place les mesures nécessaires afin de respecter les droits et libertés des travailleurs, incluant leur liberté syndicale, l’élimination du travail forcé[1] et du travail des enfants[2], le respect des normes de durée du travail, ainsi qu’une rémunération régulière et transparente permettant aux travailleurs d’accéder à un niveau de vie décent.

Sollio Agriculture proscrit :

Toutes conditions de travail dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ce qu’elles fassent croire à la personne que sa sécurité ou celle d’une personne qu’elle connaît seraient menacées si elle ne fournissait pas ou n’offrait pas son travail ou ses services ; ou des circonstances qui constituent du travail forcé ou obligatoire[3], y compris, mais sans s’y limiter, toute forme de contrainte des employés à travailler, que ce soit, mais sans s’y limiter, par le biais de la violence, de l'intimidation, ou par des méthodes telles que la manipulation de dettes, la confiscation de papiers d'identité, ou la menace de dénonciation aux autorités migratoires.

D’embaucher des personnes n’ayant pas atteint l’âge minimum requis par les lois applicables, dans des circonstances qui sont mentalement, physiquement, socialement ou moralement dangereuses pour elles, ou qui interfèrent avec leur scolarité en les privant de la possibilité d’aller à l’école, en les obligeant à quitter prématurément l’école ou en les obligeant à tenter de combiner la fréquentation scolaire avec un travail excessivement long et pénible,  ou dans des circonstances qui constituent les pires formes de travail des enfants[4].

Sollio Agriculture ou toute personne désignée par ce dernier aura droit en tout temps de demander de vérifier les politiques et procédures du Fournisseur afin d’assurer d’aucun recours au travail forcé ou au travail des enfants dans les chaînes d’approvisionnement du Fournisseur.

Sollio Agriculture peut résilier l’entente commerciale pour défaut de respect des obligations contractuelles de la part du Fournisseur si une partie ou la totalité des marchandises est fabriquée tout ou en partie par du travail forcé ou du travail des enfants. Si le Fournisseur sait que les marchandises font l’objet de travail forcé, il doit informer par écrit Sollio Agriculture. 

Sollio Agriculture peut résilier l’entente commerciale s’il a des motifs raisonnables de croire que les marchandises ont été fabriquées ou produites, en tout ou en partie, par du travail forcé ou du travail des enfants.

Sollio Agriculture peut résilier l’entente commerciale si le Fournisseur a été reconnu coupable d’infraction visée par l’article 279 du Code criminel et de l’article 118 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.

Les Fournisseurs garantissent à Sollio Agriculture qu’ils prennent les mesures raisonnables et effectuent une diligence raisonnable pour assurer qu’aucune forme de travail forcé ou de travail des enfants n’est présente dans sa chaîne d’approvisionnement. 

• Promouvoir les principes d’équité, de diversité et d’inclusion

  Les Fournisseurs doivent offrir des opportunités égales à tous les employés, peu importe leur origine, leur genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur âge (sauf dans la mesure prévue par la loi), leur statut, leur handicap, ou toute autre caractéristique différenciatrice, tant dans le processus d’embauche que dans tous les aspects de la vie au travail. Ils doivent prévenir toute forme de discrimination, de harcèlement et d’intimidation et mettre en place des mécanismes de recours simples et accessibles pour les victimes. Il est important que les employés soient informés de ces pratiques et mécanismes, et sensibilisés concernant les principes d’équité, de diversité et d’inclusion. 

• Veiller à la santé et sécurité des travailleurs

  Les Fournisseurs doivent offrir des conditions de vie et de travail saines, salubres, sécuritaires et confortables à tous les employés. Ils se doivent aussi de mettre en place les mesures nécessaires, dont la formation et la communication des procédures, pour protéger l’ensemble de leurs employés, y compris les travailleurs étrangers, contre les risques pour la santé et la sécurité au travail.

Respect de la santé et du bien-être animal

Sollio Agriculture se préoccupe aussi de la santé et du bien-être des animaux, qu’ils soient terrestres ou aquatiques, dans l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Ainsi, les Fournisseurs de Sollio Agriculture se doivent de :

• Assurer la santé et le bien-être animal

Les Fournisseurs doivent garantir des environnements de vie et mettre en place des pratiques qui garantissent la biosécurité et qui respectent les cinq libertés individuelles des animaux telles que définies par l’Organisation mondiale de la santé animale, et ce à toutes les étapes de leur chaîne de valeur. De plus, ils doivent suivre le code de pratique et/ou respecter le programme d’assurance qualité de leur secteur d’activité, faire une utilisation judicieuse/raisonnée des antibiotiques, et fournir les formations et les ressources pertinentes afin de sensibiliser, d’informer et d’outiller leurs employés et leurs sous-traitants concernant les meilleures pratiques en matière de santé et bien-être animal.
 

Mise en œuvre et conformité

Application et modification du Code

La fonction chaîne d’approvisionnement de Sollio Agriculture est responsable de la gestion et de l’application du présent Code. 

Sollio Agriculture s’engage à revoir régulièrement ses pratiques et à intégrer les préoccupations émergentes en matière d’approvisionnement et pratiques d’affaires éthiques. 

La vice-présidence de la fonction Chaine d’approvisionnement a la responsabilité de veiller à ce que le Code soit mis à jour à échéance régulière. Tous les Fournisseurs de Sollio Agriculture seront avisés le cas échéant. 

Publicité

Il est interdit aux Fournisseurs de faire des déclarations publiques ou de faire référence publiquement à Sollio Agriculture sans obtenir une approbation préalable. Cette restriction s’applique à toutes les formes de communication publique, y compris, mais sans s’y limiter, les communiqués de presse, les publications sur les réseaux sociaux, les supports marketing, le logo de Sollio Agriculture, l’utilisation des commentaires et les entretiens avec les médias. 

L’approbation préalable doit être obtenue auprès des représentants désignés au sein de Sollio Agriculture pour garantir l’exactitude et le respect des obligations légales et contractuelles.

Partage d’information 

Sollio Agriculture pourra demander des informations relatives aux à leurs pratiques ou aux résultats concernant les critères identifiés dans ce Code. Les informations demandées peuvent inclure, sans s’y limiter, des bilans de GES, les pays de provenance des produits mis en marché, des documents et politiques internes et des résultats d’audits.

Non-conformité et audit

En cas de manquement au présent Code par un Fournisseur, le Fournisseur devra, à la suite d’une demande écrite de Sollio Agriculture, promptement corriger la situation de manière à assurer le respect du Code. De tels manquements peuvent inclure, sans limitation, des violations aux lois, réglementations ou normes applicables, ainsi que tout manquement aux obligations contractuelles ou à démontrer un véritable engagement envers un comportement éthique.

En fonction de la gravité du manquement, Sollio Agriculture peut appliquer ou requérir la mise en œuvre des mesures correctives qu’elle juge appropriées, y compris, mais sans s'y limiter, mettre en œuvre des procédures de surveillance ou d'audit améliorées, ou fournir une formation supplémentaire pour garantir une conformité future. 

Dans le cas où le manquement est important, Sollio Agriculture pourra mettre fin à sa relation contractuelle et sa relation d’affaires avec le Fournisseur. 

Sollio Agriculture attend de tous les Fournisseurs qu’ils traitent rapidement tout cas de non-conformité, mènent des enquêtes internes approfondies, mettent en œuvre des mesures correctives et communiquent de manière transparente leurs conclusions.

Audit – Sollio Agriculture se réserve le droit d’évaluer, de surveiller et de contrôler, sur une base régulière ou au besoin, les pratiques du Fournisseur concernant ce Code. Sollio Agriculture peut également exiger que le Fournisseur remplisse un questionnaire d’auto-évaluation. Sollio Agriculture ou un tiers désigné par Sollio Agriculture peut effectuer des audits sur site des installations de Fournisseurs sélectionnés qui fournissent des produits ou des services à Sollio Agriculture. Les audits sur site peuvent inclure une revue des dossiers, des politiques et des pratiques de travail pertinentes du Fournisseur, ainsi qu'une inspection des installations pour vérifier leur conformité avec ce Code. En cas de non-respect constaté de ce Code, les Fournisseurs prendront toutes les mesures raisonnables pour respecter avec diligence les normes exprimées dans ce Code.
 

[1] Dans le cadre de la Convention (No.29) sur le travail forcé de 1930, l’Organisation internationale du travail (OIT) définit le travail forcé comme étant « tout travail ou service exigé d’un individu sous la menace d’une peine quelconque et pour lequel ledit individu ne s’est pas offert de plein gré ».

[2] Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d’approvisionnement, L.C. 2023, ch. 9.

[3] Convention (n° 29) sur le travail forcé, 1930.

[4] C182 - Convention (n° 182) sur les pires formes de travail des enfants, 1999.