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Politique d’approvisionnement
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Contexte
Sollio Agriculture, la division agricole de Sollio Groupe Coopératif, est un chef de file canadien dans le secteur de l’agriculture. À ce titre, elle se spécialise dans l’approvisionnement en intrants agricoles et dans les services agronomiques à valeur ajoutée pour le bénéfice des producteurs, des coopératives et des partenaires. Son modèle d'affaires, qui combine la force d'une approche locale avec celle d'une présence nationale lui permet d’offrir des produits et solutions innovantes, de s’engager dans l’adoption de pratiques agricoles plus durables et de contribuer à la prospérité des familles agricoles d’ici. Présente à travers le pays, Sollio Agriculture compte près de 1300 employés et réalise des ventes annuelles de l’ordre de 2,8 milliards de dollars.
Objectif de la Politique
La présente Politique vise à établir et à communiquer les principes et les attentes de Sollio Agriculture concernant son approvisionnement en matières premières et en biens et services. La mise en place de cette Politique s’inscrit dans une philosophie de partenariats stratégiques avec les fournisseurs afin de favoriser l'achat de produits ou services en adéquation avec nos valeurs sur le plan environnemental, social et économique.
Les objectifs de la présente Politique sont les suivants :
Préciser la portée du groupe chaîne d’approvisionnement et définir le champ d’application de la Politique ;
Communiquer les critères de référence appuyant les valeurs fondamentales de l’entreprise notamment sur le plan commercial, social et environnemental ;
Informer les fournisseurs des processus d’approvisionnement en place, des règles à suivre et des normes à respecter en matière d’approvisionnement.
Ce document est d’abord conçu pour favoriser la performance des fournisseurs partageant les mêmes valeurs que Sollio Agriculture en matière d’approvisionnement stratégique et responsable.
Rôles et responsabilités du groupe chaîne d’approvisionnement
Le groupe chaîne d’approvisionnement est responsable de l’ensemble des activités liées aux achats stratégiques des matières premières et aux achats indirects, de la logistique, du transport et des services de soutien administratifs en lien avec les achats/ventes aux unités d’affaires. Le groupe est également responsable de gérer le processus de planification intégré afin d’assurer une disponibilité des matières premières au bon moment. Le groupe s’appuie sur les meilleures pratiques pour assurer un approvisionnement optimal pour l’organisation, conformément à la vision stratégique de Sollio Agriculture.
Le groupe chaîne d’approvisionnement travaille en étroite collaboration avec les parties prenantes internes afin d’optimiser la chaîne de valeur de bout en bout. Celles-ci agissent en tant que collaborateurs en :
Participant activement aux gouvernances multidisciplinaires implantées par le groupe chaîne d’approvisionnement afin de fournir des connaissances et une expertise technique sur les biens et services.
Fournissant une rétroaction au groupe chaîne d’approvisionnement concernant la compétitivité, la qualité et l’efficacité de la chaîne des valeurs.
Informant le groupe chaîne d’approvisionnement de tout problème de conformité avec des fournisseurs.
Le groupe chaîne d’approvisionnement est responsable de la gestion et de l’application de la présente Politique et cette Politique ne peut être modifiée que par la vice-présidence, chaîne d’approvisionnement.
Champ d’application de la Politique
La Politique s’applique à tout le personnel de Sollio Agriculture (et de ses unités d’affaires) qui participe aux activités d’achat stratégiques des matières premières et aux achats indirects, à la logistique, au transport et aux services de soutien administratifs en lien avec les achats/ventes aux unités d’affaires. Elle s’applique à tous les fournisseurs qui entretiennent une relation commerciale avec Sollio Agriculture et ses unités d’affaires.
La présente Politique s’applique aux catégories de produits des matières premières suivantes :
Fertilisants
Produits azotés
Potasse
Phosphore
Autres fertilisants
Produits de protection des cultures
Insecticides
Fongicides
Herbicides
Adjuvants
Autres produits de protection des cultures
Produits pour l’alimentation animale
Acides aminés
Additifs médicamenteux
Grains
Gras palmitiques
Produits pharmaceutiques et services vétérinaires
Protéines
Vitamines et minéraux
Autres produits pour l’alimentation animale
La présente Politique s’applique aussi aux achats indirects suivants :
Entretien, réparation et opérations
Équipements utilisés dans les sites
Services professionnels (consultants, services, formation)
Dépenses administratives (assurances, entretien, fournitures de bureau)
Dépenses marketing (publicité, traduction)
Frais de technologie de l’information (logiciels, équipement)
Frais de voyage
La présente Politique s’applique également aux activités de transport et de logistique nécessaires aux mouvements des produits susmentionnés ainsi qu’aux activités de soutien administratif.
Cette liste est non exhaustive et peut être appelée à évoluer dans le temps.
Pratiques responsables
Sollio Agriculture s’est engagée à être une entreprise responsable afin de faire face aux changements climatiques et d’apporter des changements positifs en agriculture. Par l’ensemble de ses activités, l’entreprise veut générer un impact positif et mesurable sur l’environnement, sur le bien-être de ses gens et sur les communautés où elle est présente. Pour ce faire, Sollio Agriculture s’est dotée d’un plan d’action en matière de responsabilité d’entreprise basé sur des engagements.
Le groupe chaîne d’approvisionnement est au cœur de cette démarche. D’une part, il communique à ses fournisseurs les principes et attentes en matière d’approvisionnement responsable, d’autre part, il positionne la responsabilité d’entreprise comme un élément clé de ses programmes de partenariats. Sollio Agriculture souhaite travailler avec des fournisseurs partageant les mêmes valeurs qu’elle et ayant adopté des pratiques responsables.
CRITÈRES DE RÉFÉRENCE
L’approche de Sollio Agriculture en matière d’approvisionnement repose sur les critères suivants. Il est à noter que certains d’entre eux se retrouvent dans le document Alliance de travail :
Compétitivité, gestion des risques et amélioration continue (prix, qualité, livraison en temps)
Optimiser le coût du cycle de vie
Favoriser l’innovation et la technologie
Entretenir des relations de collaboration et de partenariat
Accroître la résilience climatique
Éthique des affaires
Respecter les lois, règlements et pratiques d’affaires applicables
Contrer la fraude, la corruption et la malversation
Éviter les conflits d’intérêts
Divulguer toute information relative à l’éthique des affaires
Éviter les cadeaux, voyages et divertissement
Protéger les biens, les renseignements personnels ou confidentiels ainsi que la propriété intellectuelle
Protection de l’environnement
Réduire l’empreinte environnementale (gaz à effet de serre, eau, biodiversité, ressources naturelles)
Respecter les lois et réglementations environnementales applicables
Contribuer au respect des engagements environnementaux de Sollio Agriculture
Respect des droits, de la santé et du bien-être humain et animal
Respecter les droits humains et les droits du travail
Promouvoir les principes d’équité, de diversité et d’inclusion
Veiller à la santé et à la sécurité des travailleurs
Assurer la santé et le bien-être animal
Sollio Agriculture s’attend à ce que ses fournisseurs répondent aux exigences énoncées dans cette Politique et suivent les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement stratégique et de pratiques responsables.
De la même manière, il incombe à tous les employés du groupe chaîne d’approvisionnement de se comporter de façon honnête, juste et objective avec tous les fournisseurs. L’entreprise s’est d’ailleurs dotée d’un document, L’Alliance de travail, destiné à tous les employés de Sollio Agriculture. L’Alliance énonce les principes généraux pour aider les employés à prendre des décisions en adéquation avec les valeurs de l’entreprise. En respectant l’Alliance, les employés se conforment à la législation fédérale et provinciale, en plus des règlements et des politiques internes de l’entreprise.
PROCESSUS D’APPROVISIONNEMENT
De façon générale, l’approvisionnement en biens et services se fera conformément au processus de gestion par catégorie selon les catégories définies à l’Annexe 1. Des exceptions peuvent s’appliquer là où des circonstances spéciales le justifient et, dans de tels cas, aucun approvisionnement ne devra se faire sans l’aval du vice-président, chaîne d’approvisionnement, qui s’assurera de la conformité avec cette Politique.
Évaluation d’un nouveau fournisseur
Avant que Sollio Agriculture ne s’engage auprès d’un nouveau fournisseur externe des produits listés en 1.4, le groupe chaîne d’approvisionnement a la responsabilité de faire une évaluation de celui-ci afin de s’assurer qu’il répond aux critères de Sollio Agriculture. Il pourra ensuite être reconnu comme un des fournisseurs stratégiques.
Ces évaluations couvrent la performance du fournisseur dans les domaines commerciaux, de la qualité du produit, de la livraison en temps, de l’innovation, de la pérennité financière, de la collaboration et de la responsabilité d’entreprise.
La sélection des fournisseurs tient compte de la concentration du marché, de la criticité du fournisseur, du pays d’origine et de l’industrie.
Lorsqu’un fournisseur ne répond pas aux attentes, des recommandations d’actions correctives seront émises et un plan d’action devra être déployé afin de respecter les critères de sélection de Sollio Agriculture. Une réévaluation sera effectuée au minimum tous les deux ans en fonction des résultats de l’évaluation initiale.
Gestion du rendement du fournisseur
Le groupe chaîne d’approvisionnement a la responsabilité de mettre en place une gouvernance rigoureuse et structurée avec les fournisseurs stratégiques, l’objectif étant de développer des indicateurs clés de performance et d’ainsi évaluer le rendement des fournisseurs régulièrement. Les évaluations de rendement doivent être bien documentées et communiquées aux fournisseurs et aux partenaires d’affaires afin de favoriser leur amélioration et leur compétitivité continues. Ces derniers doivent être avisés de l’incidence qu’aura leur rendement sur l’octroi de nouveaux contrats.
Ententes et contrats
Les échanges de nature commerciale doivent faire l’objet d’une entente à long terme avec nos partenaires d’affaires. La responsabilité de gérer les contrats et les relations avec les fournisseurs incombe au groupe chaîne d’approvisionnement. Tous les contrats doivent être révisés et approuvés par les services juridiques, même dans le cas d’une modification.
En l’absence d’une entente signée, les bons de commande seront considérés comme étant un contrat qui engage les parties. Au même titre que les contrats, les bons de commande doivent être rigoureusement conformes à la Politique de délégation d’autorité.
Délégation d’autorité
Le processus de gestion des approbations est contrôlé selon une grille de délégation d’autorité interne qui est régie par des exigences propres à Sollio Agriculture.
Renouvellement des ententes
Une entente peut être renouvelée. Toutefois, son renouvellement est soumis aux mêmes règles de révision et d’approbation. Les ententes et renouvellements tacites ne sont pas permis. Toutes les ententes doivent absolument inclure une date de fin. Le processus de gestion des ententes devrait prévoir un laps de temps suffisamment long pour permettre de prendre les dispositions nécessaires avant l’échéance des ententes.
Ententes verbales
Les ententes verbales présentent de nombreux problèmes de contrôle et doivent être évitées. Si une entente verbale est nécessaire, l’entente doit être documentée dès que possible et suivie d’une entente appropriée dans des délais raisonnables. L’entente devrait être examinée et approuvée par les services juridiques, et la documentation devrait comprendre une justification du recours à une entente verbale.
Archivage des ententes
L’enregistrement de contrats doit inclure une copie électronique non modifiable de l’ensemble de l’entente, dont une page de signatures. Lors de la signature d’un nouveau contrat, une copie électronique sera conservée pour une période de sept (7) ans suivant l’expiration de l’entente.
Outils de mise en œuvre
Dans le cadre de la gestion des processus d’approvisionnement, le groupe s’appuie également sur plusieurs principes qui sont exprimés dans les politiques suivantes :
Politique environnementale ;
Politique d’emballage, écoconception en lien avec les règlementations fédérales et provinciales ;
Plan d’action de responsabilité d’entreprise ;
Politique de délégation d’autorité.
Cette liste est non exhaustive. Elle peut également être modifiée au besoin.
IMPORTATION
Considérations relatives aux douanes et à l’importation
Le groupe chaîne d’approvisionnement est responsable de la gestion des aspects opérationnels de l’importation. Le service doit s’assurer que les déclarations douanières sont ponctuelles et exactes, que les instructions à l’intention des fournisseurs sont à jour et que la conservation des documents est conforme aux règlements. Il incombe à tous les employés de Sollio Agriculture qui sont parties prenantes des opérations de respecter les règles relatives à l’importation.
Annexe 1 : Le groupe chaîne d’approvisionnement
À quoi et à qui s’applique la politique ?
La chaîne d'approvisionnement – un élément fondamental de la pérennité à long terme de l’entreprise
À la chaine d’approvisionnement
Annexe 2 : Processus du groupe chaîne d’approvisionnement
Annexe 3 : Définitions
Agriculture durable
Pour Sollio Agriculture, une agriculture durable est tout modèle de production tenant compte des dimensions humaines, éthiques, environnementales et économiques dans le but d’optimiser la production dans un contexte d’adaptation aux changements climatiques et d’évolution des attentes sociétales à l’endroit du secteur agroalimentaire.
Une agriculture durable doit reposer sur des exigences minimales et favoriser des retombées positives tenant compte des compromis et des arbitrages entre priorités.
Alliance de travail
L’Alliance, c’est un engagement de Sollio Agriculture d’offrir à ses employés, à travers tout le pays, un environnement de travail sécuritaire, bienveillant et inclusif. C’est également le moyen de nous doter d’un code d’éthique pour être le meilleur partenaire des familles agricoles et remplir notre mission de veiller à leur prospérité. Cet outil de bonne gouvernance sert donc doublement nos engagements en matière de responsabilité d’entreprise (RE), soit au bien-être de nos employés et à la bonne gouvernance de notre organisation.
Approvisionnement
Il s’agit d’un processus lié à l’obtention de biens et de services de la planification à l’achèvement du cycle de vie de l’approvisionnement.
Approvisionnement direct
L‘approvisionnement direct inclut l’approvisionnement en matières premières et en biens de production liés à la fabrication du produit de base d’une entreprise.
Approvisionnement indirect
L’approvisionnement indirect inclut l’achat des biens et de services dont l’entreprise a besoin, mais qui ne sont pas liés à la production de base.
Contrat
Il s’agit d’un accord exécutoire conclu entre Sollio Agriculture et un fournisseur visant l’acquisition ou l’obtention d’un bien ou d’un service.
Coût de cycle de vie
Le coût du cycle de vie est le « coût cumulé d'un produit tout au long de son cycle de vie », depuis sa conception jusqu'à son utilisation.
Critères d’évaluation
Dans le contexte d’un approvisionnement, il s’agit d’un point de référence, d’une norme ou d’un élément de comparaison en fonction duquel sont évalués la réalisation, la conformité, le rendement et le caractère adéquat d’une personne, d’une solution, d’une activité ou d’un produit, dans le but de sélectionner le meilleur fournisseur. Les critères peuvent être de nature qualitative ou quantitative.
Fournisseur
Est considéré comme fournisseur une personne ou une entité juridique qui fournit ou pourrait fournir des biens ou des services.
Gouvernance
C’est la façon dont le groupe s’organise pour la mise en œuvre de processus et de structures de contrôle facilitant la prise de décisions, la production de rapports et l’évaluation.
Partenaires d’affaires
Personne, fonction, collectivité, organisation ou entité avec laquelle on s'associe ou on s'allie pour réaliser une action commune dans une affaire, une entreprise, une négociation ou un projet.
Parties prenantes internes
Personne physique ou morale, groupe d’individus dans l’environnement de l'entreprise qui possèdent un intérêt dans son fonctionnement et ses résultats.
Risque
L’incertitude que peut engendrer l’exposition à des situations et à des résultats non souhaités. Il s’agit de l’expression de la probabilité et des répercussions d’un événement susceptible de nuire à la réalisation des objectifs de Sollio Agriculture.
Service
Aux fins de la présente Politique et de ses directives associées, un service est obtenu par suite d’accords formels, comme des contrats, des protocoles d’entente et des lettres d’accord, pour favoriser l’atteinte d’objectifs précis.
Stratégie d’approvisionnement
Une stratégie qui précise, en termes généraux, la façon dont des biens ou des services :
Seront acquis pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix ;
Seront acquis dans le respect, au plus haut niveau, de la décision de procéder de façon concurrentielle ou non concurrentielle ;
Seront acquis en suivant les approches applicables à l’appui des avantages durables ou d’autres objectifs, priorités ou programmes mis en place par Sollio Agriculture.
Valeur du contrat
Le montant total en dollars canadiens à payer aux termes d’un contrat ou d’une entente contractuelle, y compris :
Le prix des biens ou des services à livrer pendant la durée du contrat, dont toutes les options et les modifications ;
Les débours et autres frais connexes (frais de déplacements ou d’expédition, frais généraux, marge bénéficiaire, frais d’administration, outils et matériel, droits, etc.) facturés par un fournisseur ou une entité ;
Toutes les taxes applicables (y compris toute taxe non recouvrable).